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KI-basierter Übersetzungsprozess für mehr als 500'000 Produkte

Das Unternehmen verwaltet nicht nur alle Medien-Assets und über 500’000 Produkte in einem zentralen Content Hub, sondern steuert daraus auch die Produktion und Auslieferung von Marketingmaterialien. Dabei werden alle Produkte und Kommunikationsmittel in Deutsch, Französisch sowie Italienisch übersetzt. Der bisherige Prozess für Übersetzungen war jedoch aufwändig und kostspielig: Ein Teil der Übersetzungen wurde per E-Mail an diverse Abteilungen und externe Agenturen versendet. Ein Teil wurde direkt in DeepL übersetzt. Und ein weiterer Teil der Übersetzung kam von verschiedenen Lieferanten. Es gab keinen einheitlichen Prozess, kein einheitliches Wording, keine zentrale Qualitätsprüfung und alle Übersetzungen mussten manuell in das System eingepflegt werden.

Nach einer gemeinsamen Konzeptionsphase haben wir in dem zentralen censhare Content Hub einen einheitlichen Übersetzungsprozess für alle Produkte und Inhalte implementiert. Mit Hilfe von Workflow-Schritten steuert das System heute nicht nur die Beauftragung, sondern auch die Überprüfung und Freigabe aller Übersetzungen. Dabei werden die zuständigen Mitarbeitenden von visuellen Quality Gates mit Check-Liste unterstützt, so dass immer sofort ersichtlich ist, welche Sprachen und Elemente bereits übersetzt und welche noch offen sind, z. B. Name, Printtext, Liefertext, E-Shop-Text oder Keypoints eines Produktes. Das in DeepL integrierte Glossar kontrolliert und korrigiert das Wording und sorgt für Konsistenz und beste Qualität über alle Texte und Sprachen hinweg. Nach ausgiebigen Tests wurden schliesslich die externen Übersetzungsagenturen durch DeepL ersetzt, welches wir per Schnittstelle in den Prozess integriert haben. Nach Beauftragung sendet censhare die Texte nun an DeepL und spielt die Übersetzungen automatisch zurück in den Überprüfungsworkflow.

Die neue Lösung sorgt für grosse Zeitersparnis und Effizienzsteigerung bei der Übersetzung: Der systemgestützte Prozess ermöglicht einen einheitlichen Workflow im gesamten Unternehmen sowie deutlich gestiegene Produktionssicherheit und Nachvollziehbarkeit aller Übersetzungen. Durch das integrierte Glossar ist ein einheitliches Wording für alle Marketing- und Produkttexte sichergestellt und die Qualität der Produktdaten in E-Shop und allen Marketingmaterialen hat sich deutlich verbessert. Die automatisierte Übersetzung mit DeepL schliesslich reduziert die Übersetzungskosten und beschleunigt gleichzeitig die Bearbeitungszeit enorm. Und so sind bereits weitere Automatisierungen des Freigabeprozesses und KI-Entwicklungen auf Basis der flexiblen censhare-Plattform in Planung.

Anforderungen

Die ESA setzt bereits seit langem auf ein zentrales censhare-System, das von aclevion implementiert wurde und seither fortlaufend weiterentwickelt wird. censhare integriert Digital Asset Management (DAM), Product Information Management (PIM), Publishing Management und einen Headless Content Hub in eine zentrale Plattform, mit der die ESA die Produktion von Marketingmaterialien steuert, alle Produktinformationen verwaltet und in verschiedenste Touchpoints ausleitet.

In einem weiteren Schritt sollte die zentrale Plattform um einen automatisierten Übersetzungsprozess ergänzt und der Aufwand für Übersetzungen deutlich reduziert werden. Gemeinsam mit der ESA haben wir nicht nur einen einheitlichen Übersetzungsprozess für alle Inhalte und Sprachen konzipiert und implementiert, sondern auch die automatisierte Übersetzung mit DeepL in censhare integriert.

Umgesetzt mit
censhare

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Übersetzung

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ESA

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90

schnellere Übersetzung

500000

Produkte übersetzt

80

Übersetzungskosten gespart

Ein Übersetzungsprozess für alle Produkte in Deutsch, Französisch und Italienisch

Der Prozess steuert heute zentral die Übersetzung aller Produkttexte in alle drei Sprachen. Egal ob neue Produkte im System übersetzt, Texte an DeepL zur Übersetzung geschickt, einzelne Übersetzungen beauftragt oder neue Übersetzungen geprüft und freigeben werden sollen: Alles geschieht automatisiert innerhalb eines Systems mit voller Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Prozesssicherheit.

Dabei ist der Übersetzungsworkflow direkt in das zentrale Product Information Management (PIM) integriert und steuert automatisiert die Übersetzung per DeepL, das per Schnittstelle angebunden ist. Auch das Glossar steht direkt im System zur Verfügung, ohne dass die Anwender ein weiteres Tool bedienen müssen. Die Lösung ist zudem so aufgebaut, dass das Unternehmen bei Bedarf einfach zu einem anderen Übersetzungsdienst wechseln kann.

1. Flexibler Prozess mit voller Kontrolle

Im zentralen PIM-System werden alle Texte als eigenständige Assets verwaltet, die mit den Produkten verknüpft sind und in mehreren Sprachversionen vorliegen. Direkt im System kann per Knopfdruck die Übersetzung für ganze Sprachen ausgelöst werden, z.B. wenn ein neues Produkt aus SAP hinzugefügt wird. Es lassen sich bei Bedarf aber auch einzelne Texte wie Produktnamen oder Keypoints individuell beauftragen.

2. KI-basierte Übersetzung mit DeepL

Nach Beauftragung werden die jeweiligen Texte per Schnittstelle automatisch an DeepL übertragen, dort übersetzt und als Sprachversion des Ausgangstextes im PIM-System gespeichert. Der ganze Prozess geschieht vollautomatisch und innerhalb kürzester Zeit. Nach erfolgreicher Übertragung löst das System die benötigten Freigabeprozesse aus.

3. Individuelles Glossar mit DeepL-Integration

Im System wird ein unternehmenseigenes Glossar gepflegt, das per Schnittstelle mit DeepL synchronisiert wird. So ist zu jeder Zeit sichergestellt, dass die Übersetzungen in allen drei Sprachen das Glossar berücksichtigen. Die Mitarbeitenden haben direkt im PIM-System Zugriff auf das Glossar und können neue Einträge erstellen oder bestehende Einträge anpassen.

4. Quality Gate und Bulk-Übersetzung

An jedem Produkt im System sorgt ein übersichtliches Quality Gate mit Check-Liste für Transparenz über den Übersetzungsstatus. Auf einen Blick sehen die Mitarbeitenden, was bereits erledigt und was noch offen ist: Von der Freigabe des Mastertextes bis zu den Sprachversionen aller einzelnen Textelemente eines Produktes. Mit Hilfe eines Bulk-Prozesses konnten zudem initial die im System vorhandenen leeren Text-Assets gesucht und deren Übersetzung automatisch angestossen werden.

5. Überprüfung und Freigabe

Sind alle Texte eines Produktes in allen drei Sprachen übersetzt, werden die Texte final überprüft und freigegeben. Danach kann das Produkt an den E-Shop ausgeliefert werden und kann im Publishing Management für Publikationen genutzt werden.

”Durch die Anbindung von DeepL an censhare konnten wir die Effizienz unserer Produktübersetzungen erheblich steigern. Diese Optimierung spart uns nicht nur Zeit, sondern auch Kosten und verbessert unsere internen Übersetzungsprozesse massgeblich. Das DeepL-Glossar stellt zudem sicher, dass definierte Wörter immer gleich übersetzt werden.

Christine WälchliBusiness Analyst, ESA

Systemlösung

censhare

censhare verfügt über ein vollständig integriertes Digital Asset Management, Product Information Management und Content Management, damit Ihr Unternehmen seinen Content beherrschen kann. Unternehmen wie Allianz, Lands’ End, Dyson, Christie’s und hunderte mehr verlassen sich auf censhare für markenkonformen, stets aktuellen Content und nutzen so jede Chance, die richtigen Kunden zur richtigen Zeit zu erreichen.

Erfahren Sie mehr über censhare

censhare.com

Über ESA

Die ESA, die Einkaufsorganisation des Schweizerischen Automobil- und Motorfahrzeuggewerbes, wurde 1930 gegründet und fördert seit über 90 Jahren die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit ihrer Mitinhaber und Kunden. Als Genossenschaft gehört die ESA rund 7000 Mitinhabern aus dem Automobil- und Motorfahrzeuggewerbe.

An 11 Standorten in der ganzen Schweiz stehen rund 670 Mitarbeitende, davon rund 60 Lernende, im Einsatz, um die Mitinhaber und Kunden bis zu dreimal täglich mit den gewünschten Gütern zu versorgen. Dazu bietet die ESA in allen Angebotsbereichen – vom Verbrauchsgüter- bis zum Investitionsgüterbereich – alles aus einer Hand.

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