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Mit PIM interne Arbeitsprozesse verschlanken

Als marktführender Anbieter von rezeptfreien Arzneimitteln in der Schweiz vertreibt das Unternehmen mehr als 1‘700 Arzneimittel, Gesundheits- und Schönheitsprodukte. Mit enormen Anforderungen an die internen Marketingteams, die diese Produktvielfalt nicht nur verwalten und managen müssen, sondern auch für die Vertriebspartner im Fachhandel aufbereiten und eine professionelle Verkaufsberatung mit praxisnahen Trainings ermöglichen müssen.

Obwohl das Unternehmen in vielerlei Hinsicht marktführend aufgestellt ist, gab es keine festen Standards im Umgang mit Produktdaten. Dadurch gingen wichtige Daten verloren, wenn Mitarbeiter beispielsweise das Unternehmen verließen. Mit erheblichen Schäden für die Firma sowie vermeidbarem Zusatzaufwand, weil Werbematerialien, Präsentationen etc. im Verlauf der Jahre zum Teil mehrfach neu erstellt werden mussten.

Diese Probleme galt es zu beheben: mithilfe der Einführung eines systemgestützten gemeinsamen Standards – sowohl bezogen auf Prozesse als auch auf die allgemeine Datenqualität. Überzeugen konnte schließlich Contentserv – vor allem dank der großen Funktionsvielfalt und Flexibilität des Systems. Denn dadurch konnte die PIM-Lösung wirklich passgenau auf den sehr spezifischen Bedarf des Unternehmens ausgerichtet werden. Ganz ohne jene Kompromisse, die sonst oft bei der Einführung vorgefertigter Software-Lösungen hingenommen werden müssen.

Heute ist das PIM-System eng mit dem zeitgleich eingeführten ERP verzahnt, das ebenfalls nach sehr spezifischen Kriterien aufgesetzt wurde – sodass sich beide Systeme nun optimal ergänzen. Darüber hinaus ist es direkt an diverse Webshops angebunden und steuert als führendes System die Kommunikation aller Produktinformationen. Und auch die Erstellung von Werbemitteln ist inzwischen integriert und drastisch optimiert: Früher hatte die Erstellung der jährlichen Produktbroschüre noch rund zwei Monate in Anspruch genommen – mit aufreibenden Prozessen über alle Abteilungen hinweg und in Kooperation mit externen Agenturen. Nach der Investition in die neue Software und die Entwicklung eines entsprechenden Templates ist Unterstützung von außen nicht mehr notwendig. Und die Produktbroschüre entsteht vollautomatisiert in einer einzigen Minute.

Anforderungen

Früher arbeiteten die fünf Marketing-Abteilungen innerhalb von VERFORA entweder mit einer jeweils selbst entwickelten Struktur oder ohne klares System für den Umgang mit Produktdaten. Informationen waren nur lokal gespeichert, schwer zu finden und gingen oft verloren, so dass sie teils mehrfach neu produziert werden mussten.

Die neue PIM-Lösung sollte VERFORA vor allem als künftige Basis dienen, um alle relevanten Daten an einem zentralen Ort zu speichern („Single Source of Truth“-Konzept) und die Prozesse im Umgang mit Produktinformationen zu optimieren. Ein wesentlicher Gedanke hinter der Transformation war zudem, die Marktführerschaft von VERFORA mit Blick darauf auszubauen, wie und auf welchem technischen Stand das Unternehmen agiert.

Die Lösung wurde 2020 von Stämpfli Kommunikation für VERFORA implementiert und wird seit 2023 von aclevion betreut und weiterentwickelt.

1

statt 2 Monate Produktionszeit

1700

Produkte

12000

digitale Assets

Mit drei schnellen Klicks zur gewünschten Information

Heute ist die Tragweite der PIM-Einführung deutlich spürbar: Die Etablierung von standardisierten Prozessen gewährleistet die Effizienz und eine hohe Datenqualität. Die template-basierte Erstellung von Werbematerialien sorgt für eine effiziente und kostensparende Arbeitsweise.

Und alle Informationen lassen sich mit höchstens drei Eingaben einfach finden. Damit sind die Datenverluste aus der Vergangenheit ein für alle Mal überwunden.

Der gesamte Prozess der Erstellung unserer Produktbroschüre hat in der Vergangenheit etwa zwei Monate gedauert. Heute können wir mit Stolz sagen: Die druckfertige Broschüre kann innerhalb von einer Minute erstellt werden. Ein sehr schönes Beispiel dafür, wie man etwas wirklich effizienter machen und extrem beschleunigen kann.

Christoph HüsemannHead of Marketing Services VERFORA

Systemlösung

Contentserv

Die Product Experience Cloud von Contentserv macht Marken, Herstellern und Händlern das Managen und Optimieren von Produktinhalten einfach – dank einer zentralen, einfach zu bedienenden Cloud-Lösung. Optimierte Produktinhalte machen es möglich: Statt sich mit lückenhaften Daten herumzuschlagen, nutzen Teams die gewonnene Zeit für die Erstellung umfassender, relevanter und emotionaler Produkterlebnisse. So stärken sie ihre Marke und begeistern letztendlich ihre Kunden.

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Über VERFORA

VERFORA ist der marktführende Anbieter von rezeptfreien Arzneimitteln in der Schweiz. Über 1‘700 Arzneimittel, Gesundheits- und Pflegeprodukte, darunter 100 Eigenmarken, werden exklusiv über Apotheken, Drogerien und Therapie-Einrichtungen vertrieben. VERFORA setzt hierbei auf ein enges Netzwerk und professionelle Verkaufsberatung mit praxisnahen Trainings für seine Vertriebspartner.

Seit 1977 gehört VERFORA zur Galenica AG, die mit über 7‘000 Mitarbeitern und einem Jahresumsatz von 4 Milliarden Schweizer Franken (2022) das größte Pharma-Logistik-Unternehmen der Schweiz ist.

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